martes, 23 de febrero de 2010

Ensaya tus presentaciones

¿Qué tienen en común los grandes presentadores y los maestros del Jazz? Se me ocurren tres cosas. Primero, cuando les escuchamos, todo fluye. Segundo, consiguen que parezca fácil lo más difícil. Y, tercero, lo que parece improvisación es fruto de horas y horas de ensayo y práctica.

Según la definición de la Real Academia Española, improvisar es "hacer algo de pronto, sin estudio ni preparación". Con esta definición empezamos a poner en duda que los músicos de Jazz realmente improvisen pues han dedicado miles de horas a estudiar escalas, arpegios, armonía y frases musicales que luego tocan, mezclan, varían o sirven de base para nuevos motivos.

Lo mismo ocurre con los buenos presentadores. Nos pueden dar la falsa idea de que, en algunos momentos, están improvisando. Quizá sea así en algunas ocasiones pero generalmente todo está preparado y ensayado a conciencia, el mérito está en que parezca que es algo espontáneo. La siguiente frase de Winston Churchill lo ejemplifica de forma magistral.

Llevo toda la mañana ensayando las frases que improvisaré esta noche
Así que no hay que dejar nada al azar y para ello es indispensable que ensayemos nuestras presentaciones, cuantas más veces, mejor.

Antes de hablar en público es necesario:

1. Preparar la presentación a conciencia. Tendremos en cuenta la audiencia (quién), la idea principal (qué) y la forma como la transmitiremos (cómo). También decidiremos la estructura y los recursos que utilizaremos (historias, anécdotas, gráficos, datos, objetos cotidianos, diapositivas...)

2. Diseñar las diapositivas. Suponiendo que hemos decidido usar un programa como PowerPoint para complementar nuestro discurso. Recordemos que las diapositivas tienen que complementar lo que decimos: cuanto menos texto y más carga visual, mejor.

3. Ensayar la presentación. En voz alta, aunque no tengamos a nadie que nos escuche, hablaremos para los muebles de la habitación. Sin embargo, es recomendable tener a alguien que nos escuche, como mínimo en uno de los ensayos, y que nos dé su opinión. También es muy recomendable grabarse en vídeo o con un micro.

4. Analizar el ensayo y hacer mejoras a la presentación. Este punto sólo es posible si hemos ensayado. Observaremos detenidamente los vídeos o escucharemos los audios que hemos grabado durante los ensayos para fijarnos en las muletillas que usamos, en si nos movemos demasiado, en las expresiones que hacemos, en si se entiende lo que explicamos, en si nos hacemos demasiado pesados, etc. Tomando nota de la opinión de quien nos ha escuchado durante el ensayo podremos también mejorar e introducir cambios en la preparación y diseño de las diapositivas de la presentación.

Fases previas a la presentación en público

Como veis, se trata de un proceso cíclico. Cuantas más veces ensayemos, más mejoraremos.

No pares. ¡Sigue, sigue!

Un consejo vital para el ensayo consiste en no detenerse en ningún momento para volver a empezar. Si nos equivocamos, debemos continuar, como si estuviéramos haciendo la presentación en directo. A la hora de la verdad, no diremos al público "Perdón, me he equivocado, vuelvo al principio".

Este consejo se lo aplican también los músicos cuando ensayan sus temas. Es una de las máximas que predican los profesores a sus alumnos: "Si te equivocas, no pares jamás y sigue".

En resumen, cuanto más ensayemos, mejor nos saldrá la presentación. Especial consideración deberá tener el inicio de la presentación y el final, momentos claves que hay que saber aprovechar para maximizar el impacto de la exposición.

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Créditos:

miércoles, 17 de febrero de 2010

Cómo ocultar o mostrar determinadas diapositivas

PowerPoint tiene la capacidad de ocultar diapositivas y mostrarlas a gusto del presentador en el momento de la exposición. Veamos primero cómo lograrlo y después algunas posibles aplicaciones de esta desconocida característica.


Ocultar diapositivas

Desde la vista Normal o desde el Clasificador de diapositivas seleccionad una o más diapositivas, pulsad luego el botón derecho del ratón y escoged la opción Ocultar diapositiva.


Esto lo podéis hacer para todas las diapositivas que, en principio, no queréis que aparezcan en el modo de presentación. Después de activar esta opción, aparecerá el número de cada diapositiva oculta tachado dentro de una caja (como en la siguiente figura).


Todas las diapositivas marcadas como oculta no aparecerán en el modo de presentación (a no ser que decidamos mostrarlas).

Mostrar diapositivas ocultas

Cuando estamos en el modo de presentación podemos mostrar una diapositiva oculta de dos formas distintas:

1. Justo en la diapositiva anterior a la diapositiva oculta pulsamos la tecla h (del inglés, hidden) y entonces la diapositiva siguiente se mostrará en pantalla.
2. Pulsando el botón derecho, eligiendo primero la opción Ir a diapositiva y luego haciendo clic en la diapositiva oculta (el número de diapositiva aparece entre paréntesis).


Posibles aplicaciones

Seguramente os estáis preguntando que utilidad tiene esto de ocultar y mostrar diapositivas. Os puede ser útil...

1. Para reducir una presentación
Suponed que tenéis una presentación hecha y tenéis que presentarla en otro sitio pero disponéis de menos tiempo. En ese caso tendréis que "recortar" la presentación. Podéis abrir el archivo de vuestra presentación original y ocultar las diapositivas que no utilizaréis, reduciendo así el tiempo total de vuestra exposición.

2. En caso de duda
Si no estáis seguro de poner una diapositiva o no siempre podéis ocultarla y decidir en el momento de la presentación si vale la pena mostrarla.

En la charla que dimos a alumnos de bachillerato estuvimos dudando si añadir una diapositiva para hacer un pequeño gag. Finalmente nos decidimos a incluirla (aún no conocíamos la opción de ocultar y mostrar).


En nuestro caso nos funcionó y la gente se lo tomó con humor. Sin embargo, en otros casos quizá la audiencia no responda bien desde el principio y sea buena idea mantener oculta la diapositiva del gag cuando el ambiente no dé pie a esa situación.

3. En previsión de más demanda de información
Imaginad que tenéis que informar de las ganancias de vuestra empresa del último año. Podéis hacer una visión general que dé los datos básicos. Si alguien pregunta sobre las ganancias que ha generado un departamento concreto, podéis mostrar las diapositivas que teníais ocultas, en previsión de que alguien quisiera más información al respecto.

Referencias:
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domingo, 14 de febrero de 2010

Mostrar gráficos en diapositivas de un modo distinto

Cuando mostramos datos con gráficos en diapositivas se nos plantea un dilema. Si queremos mostrar todo el gráfico, no se aprecian los detalles. En cambio, si nos centramos en los detalles, perdemos la visión de conjunto.

Me ocurrió algo así el otro día cuando miraba la presentación de Jamie Oliver, flamante ganador del TED Prize 2010.

Jamie mostró un gráfico con las principales causas de defunción en Estados Unidos y lo hizo para remarcar que tres de estas causas tienen relación con la obesidad y la alimentación. Se podía ver la visión de conjunto pero no los detalles, ni desde la sala de actos donde se hizo la charla, ni viendo la charla por webstream (minuto 2:10 del siguiente vídeo).



Se me ocurrió entonces una solución salomónica: primero mostrar todo el gráfico y luego acercarse a los detalles. Haciendo uso de las transiciones de diapositiva de PowerPoint "Empujar hacia arriba" crearemos un efecto deslizante.

¿Cómo se logra este curioso efecto?
  1. Se crea el gráfico de barras
  2. Se inserta el gráfico completo en una diapositiva (#1)
  3. Se copia el gráfico en otra diapositiva (#2 ) y se hace más grande (no cabrá entero).
  4. Se duplica esta última diapositiva (#3).
  5. Desplazamos hacia arriba el gráfico de #3. La parte superior del gráfico de #3 debe coincidir con la parte inferior del gráfico de #2.
  6. Vamos a la diapositiva #3 y aplicamos la transición "Empujar hacia arriba".
Enlaces:

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viernes, 12 de febrero de 2010

TED2010 Lo que el mundo necesita ahora...

Hace pocos meses me dí de alta en el programa voluntario de traducción de TED. Escogí la charla de Benjamin Zander sobre música y pasión y la traduje al catalán. ¿Por qué lo hice? Quería agradecer de algún modo la posibilidad que nos brinda TED de ver y escuchar a los expertos que presentan sus grandes ideas en cada edición.

La traducción me llevó más tiempo de lo que imaginé pero al final quedé satisfecho de haber puesto mi granito de arena a este proyecto. Meses más tarde recibí un mensaje de TED en el que agradecían mi labor y me ofrecían una invitación para ver la edición TED2010 en directo por webstream.


Así que llevo dos días viendo algunas de las presentaciones de esta edición y aunque quedan dos días más me atrevo ya a recomendar la experiencia :) La mayoría de presentaciones transmiten ideas y conceptos muy interesantes, temas que dan que pensar o que incitan a la acción para mejorar el mundo.

Además es una manera fantástica de aprender a hablar en público, aunque sea de forma pasiva, fijándonos en cómo los ponentes...

  • utilizan la voz,
  • se mueven por el escenario,
  • gesticulan,
  • cuentan historias,
  • interaccionan con el público,
  • se apasionan,
  • utilizan el humor,
  • crean expectativas,
  • etc.

Cierto es que no es oro todo lo que TED luce y algunas charlas son menos brillantes. Sin embargo la gran mayoría tienen un nivel bastante alto ya que los organizadores tienen en cuenta tanto la experiencia y los logros de los ponentes como su habilidad para hablar en público y comunicar como es debido.

En la web de TED hay gran cantidad de vídeos de charlas que se han hecho en varias ediciones. A fecha de hoy, 66 presentaciones están subtituladas al español, el idioma con más traducciones de TED.


Podéis visitar su web de vez en cuando y escoger alguna presentación con un tema que os interese (las charlas duran 18 minutos normalmente). También podéis suscribiros a su canal RSS e ir recibiendo charlas periódicamente. Si tenéis un iPhone, podéis descargar y utilizar la TED app (gratis).

En resumen, TED nos brinda la oportunidad de descubrir ideas valiosas y gente con ganas de cambiar el mundo así como aprender de los demás cuando hablan en público.

Enlaces:

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domingo, 7 de febrero de 2010

¿Cómo fue la primera presentación con PowerPoint de la historia?

Quisiera aprovechar este post para contar una historia que me sorprendió mientras preparaba el material para la última charla que dimos sobre cómo hacer presentaciones.

Permíteme que te plantee la siguiente pregunta: ¿Sabes cuántos años tiene la herramienta de hacer presentaciones PowerPoint?

Yo hasta hace poco no lo sabía. La primera versión de este software data de 1984, se llamaba "Presenter" y curiosamente estaba diseñado para Mac. Más tarde Microsoft vio el filón y lo compró (como en tantas otras ocasiones) para añadirlo a la suite Office. Podéis leer la historia completa en la Wikipedia.

26 años!! Esto en el mundo de la informática es una eternidad. Por aquel entonces los ordenadores que habían no tenían nada que ver con los que tenemos ahora. La memoria RAM se contaba en KB no en GB, el disquete de 5 1/4 era el no va más y el término multimedia distaba mucho de lo que entendemos hoy en día.

La verdad es que sentí curiosidad por saber como sería la primera presentación que se pudo hacer con tales recursos y después de navegar un rato la encontré.


Una vez satisfecha la curiosidad inicial viendo la diapositiva me vino a la cabeza que aún en el 2010 sigo viendo diapositivas que se parecen bastante a esta: mucho texto con un logo o clipart, poca carga visual, poca claridad...

Me parece bastante sorprendente que con el cambio abismal que se ha producido en estos 26 años hayamos evolucionado tan poco a la hora de hacer las presentaciones. No dejaba de asaltarme la siguiente pregunta ¿Por qué seguimos haciendo las presentaciones como en el año 1984?

Recordé entonces una historia sobre unos monos que me llegó por email hace mucho tiempo sobre por qué a veces repetimos patrones sin pararnos a pensar el porqué. Podéis ver la historia ilustrada en esta presentación que Jordi Jubany ha colgado en SlideShare:



Para mi la conclusión de esta historia, aplicada a las presentaciones, es muy clara. Como nuestros compañeros de trabajo, jefes, profesores, compañeros de clase, etc, hacen presentaciones "Death by PowerPoint" pues nosotros hacemos lo que hemos visto hacer.

No hagas lo que hacen los demás sino haz lo que tu creas que debes hacer. A ver si entre todos conseguimos ser menos como los monos y más como las personas. :)

jueves, 4 de febrero de 2010

¿Qué es más importante, el presentador o la presentación?

Tu eres lo más importante en una presentación. Las diapositivas sólo son un soporte para el presentador pero el carisma, el entusiasmo y la conexión con el público lo pones tu.

Carles hizo hace tiempo una encuesta y la gente consideraba que el presentador es más importante que la presentación, aunque menos que el público.

Hace poco he podido comprobar que esto que sucede en las presentaciones en directo también sucede en las presentaciones por la red. Las presentaciones online que sólo tienen diapositivas captan menos la atención que un vídeo con una presentación grabada.

Os pondré un ejemplo que me llegó hace días. Se trata de una charla de Jesus Encinar, creador del portal Idealista, para emprendedores de empresas de Internet. Es una presentación en slideShare con el audio de la charla grabado.



La presentación como tal es muy interesante, yo la escuché entera, pero ver las diapositivas en lugar del presentador te hace sentir muchas veces desubicado. A veces hay silencios y no sabes porqué, hay un problema con el micro.... Escuchando la charla uno tiene la sensación de que hubiera sido más efectivo poner un vídeo de la charla que las diapositivas de la misma.

Así que ya sabes, si puedes pon un vídeo de tus presentaciones mejor que sólo las diapositivas o mejor aun pon las dos cosas usando portales como el de Zeniting.